Datos Básicos

En esta opción encontrará el listado de los pacientes registrados en el sistema, además desde esta opción usted debe comenzar a realizar el ingreso al paciente, puede buscar uno que esté registrado en el sistema, agregar un nuevo paciente y visualizar todos los pacientes creados. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo de Ingresos seguido de la opción Datos Básicos.

En este punto usted podrá ver la información de los pacientes del sistema, comenzando por la foto registrada, número de identificación, nombre del paciente, Dirección, teléfono fijo, teléfono móvil o celular, email o correo electrónico, y por último la ciudad.

Para visualizar los pacientes usted podrá realizar uno de los siguientes procedimientos:

Opción 1: Para ver todos los pacientes creados en el sistema haga clic en la opción imprimir pacientes. Se desplegará una nueva ventana en donde podrá ver todos los pacientes ordenados por fecha de ingreso. Además, están ordenados por las siguientes columnas:

• NUM. ID: En esta columna se hace referencia al tipo y número de identificación del paciente.
• NOMBRE PACIENTE: En esta columna se hace referencia al nombre del paciente.
• DIRECCIÓN: En esta columna se hace referencia a la dirección de domicilio del paciente.
• TELEFONO: Indica el número telefónico que se encuentre asociado al paciente.
• MÓVIL: Indica el número de celular o móvil del paciente.
• EMAIL: Es el correo electrónico que está registrado para el paciente.

Con esta información en su teclado oprima las teclas ctrl y f, en donde podrá buscar el paciente con la información que tenga.

Opción 2:En el campo de búsqueda que se encuentra referenciado con “Ingrese número identificación”, en el cual digite el número de identificación asociado al paciente y haga clic en el botón buscar u oprima la tecla enter con su teclado. 

En este punto encontrará el usuario en pantalla.

Por otro lado, en la cabecera de esta sección se encuentra la opción de agregar paciente en donde se registrará si un paciente ingresa por primera vez al sistema. 

Dando clic en esta opción se encontrará con un formulario de ingreso que cuenta con las siguientes características. 

• Información Básica: En esta sección se indica los datos básicos del paciente con los siguientes campos:

• Tipo Identificación: Es una lista desplegable en donde usted puede elegir entre cedula de ciudadanía, cedula de extranjeria, pasaporte, registro civil, tarjeta de identidad, adulto sin identificación, menor sin identificación, número único de identidad, número de identidad tributaria, permiso especial de permanencia.

• Número de Identificación: Indica el número de documento del paciente.
• Primer Apellido: Indica el primer apellido del paciente.
• Segundo Apellido: Indica el segundo apellido del paciente, en el caso de no tener este dato se deja un cero.
• Primer Nombre: Indica el primer nombre del paciente.
• Segundo Nombre: Indica el segundo nombre del paciente, en caso de no tener este dato se deja el valor en cero.
• Género:  Es una lista desplegable en donde puede seleccionar Masculino o Femenino.

• Fecha Nacimiento: En este campo seleccione el año, mes y día de nacimiento del paciente.

• Tipo Sangre: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar el RH del paciente, puede elegir entre las opciones, O+, O-, A+, A-, B+, B-, AB+, AB-.

• Estado Civil: Es una lista desplegable en donde puede elegir entre Soltero(a), Casado(a), Separado(a), Viudo(a) o Unión Libre.

• Nro Hijos: Es una lista desplegable que refiere del número de hijos que tiene el paciente, puede seleccionar entre cero a más de 10 hijos.

• Estrato: Es una lista desplegable en donde se refiere el estrato de la vivienda donde reside el paciente, puede elegir entre cero hasta seis.

• Etnia: Es una lista desplegable en donde puede elegir entre mestizos, blancos, indios, mulatos, cobriza, negros, cuarterones.

• Lugar de Nacimiento: Digite en este campo la ciudad de nacimiento del paciente.
• Información Ubicación: En esta sección encontrará las opciones de ubicación del paciente.

• Tipo de Vivienda:  Es una lista desplegable en donde se puede seleccionar entre Propia, arrendada, familiar, prestada, hotel u otro.

• Dirección:  Es la dirección del domicilio de residencia del paciente.
• Teléfono Fijo: Es el número telefónico de la residencia del paciente. En el caso de no tener este dato debe indicar con un cero.
• Teléfono Móvil: Es el número telefónico celular o móvil del paciente. En caso de no tener este dato se debera indicar un cero.
• Otro Teléfono: Es un número telefónico adicional que desea suministrar el usuario.
• Email: Es el correo electrónico del paciente.
• País: Es una lista desplegable que contiene el nombre de todos los países y representa el país de residencia del paciente.

• Ciudad: Es una lista desplegable que contiene el nombre de las ciudades dependiendo el país seleccionado y representa la ciudad de residencia del paciente.

• Barrio: Es un buscador interno que contiene los barrios configurados para esa ciudad y representa, el barrio de domicilio donde reside el paciente.

• Información Académica: Indica los datos estudiantiles o de escolaridad con los que cuenta el paciente
• Escolaridad: Es una lista desplegable que representa el grado de escolaridad que tiene el paciente. Puede escoger entre sin información, primaria, secundaria, técnico, tecnólogo, universitario, posgrado, especialización maestría, doctorado o postdoctorado.

• Estado Académico: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar entre completo e incompleto. Representa el estado de escolaridad seleccionado anteriormente.

• Profesión u Oficio: Es un campo de texto en donde debe describir la profesión u ocupación del paciente.
• Información Asistencial: indica la información de aportes de seguridad social del paciente.

• Persona Con Discapacidad: Es una lista desplegable en donde puede indicar si es una persona con discapacidad o no.

• Tipo Régimen: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar entre contributivo, subsidiado, vinculado, particular, desplazado contributivo, desplazamiento subsidiado, desplazado no asegurado u otro.

• Nombre EPS: Es un campo con buscador integrado en donde se encuentran las entidades prestadoras de salud configuradas anteriormente (Ver sección 2.1.6 Administradoras). Escriba el nombre de la entidad y seleccione una de ellas dando clic en el nombre de la EPS a seleccionar.

• Nombre ARL: Es un campo con buscador integrado en donde se encuentran las asociaciones de riesgo laboral que están previamente configuradas. (Ver Sección 2.1.6 Administradoras). Escriba el nombre de la entidad y seleccione una de ellas dando clic en el nombre de la ARL a seleccionar.

• Fondo Pensiones: Es un campo con buscador integrado en donde se encuentran los fondos pensionales que se encuentran previamente configurados. (Ver Sección 2.1.6 Administradoras) Escriba el nombre de la entidad y seleccione una de ellas dando clic en el nombre de los fondos de pensión a seleccionar.

• Prepagada: Es un campo con buscador integrado en donde se encuentran las entidades prepagadas de salud. (Ver Sección 2.1.6 Administradoras). Escriba el nombre de la entidad y seleccione una de ellas dando clic en el nombre de la entidad de medicina prepagada para seleccionar.

• Contacto de Emergencia: En esta sección se encuentran los datos de contacto de emergencia con los que cuenta el paciente.

• Nombre Responsable: Es el nombre de la persona que se encuentra a cargo del paciente, en caso de no tener personal responsable dejar un cero en este campo.
• Teléfono Responsable: Es el número telefónico de la persona responsable del paciente.
• Parentesco: Indica cual es el parentesco que tiene la persona responsable con el paciente, si el paciente es menor de edad se visualizan nuevos campos de contacto.
• Información del Registro: En esta sección se indica la información del registro del paciente.

• Referencia de Solicitud: Es el número de referencia de creación, este número se referencia desde el portal de empresas.
• Usuario Creador: En este campo se indica el usuario por el que fue creado el paciente.
• Fecha Creación: Indica la fecha de creación del paciente
• Observaciones: En este campo podrá realizar algún comentario con respecto al ingreso del paciente.

Terminado el diligenciamiento de toda la información con la que cuenta el usuario haga clic en el botón guardar. En este punto ya tendrá un paciente creado para el proceso de ingreso.

Proceso de ingreso a un paciente

En esta opción se realizará el ingreso a un paciente previamente creado. Se tienen las siguientes opciones de ingreso.

Opción 1 (Con Usuario creado): Ingrese a la opción datos básicos, busque y seleccione a el paciente requerido y haga clic en su nombre. Encontrará el formulario de datos básicos, en donde podrá actualizar la información de ese paciente siguiendo los parámetros anteriormente mencionados. En la parte superior de esta sección haga clic en el botón ingresos, seguido de la opción consulta externa.

Opción 2 (Con usuario nuevo): Después de digitar toda la información del paciente haga clic en el botón guardar seguido del botón ingresos ubicado en la parte superior de esta sección y después haga clic en la opción consulta externa.  

Después de acceder a esta sección encontrará un formulario con las siguientes características:

• Tipo Identificación: Es el tipo de documento con el que cuenta el paciente.
• Identificación: Es el número de identificación con el que cuenta el paciente.
• Nombre(s): Este campo indica el primer y segundo nombre del paciente.
• Apellido(s): Este campo indica el primero y segundo apellido del paciente.
• Fecha de Nacimiento: Indica el día, mes y año de nacimiento del paciente.
• Edad: Es la edad en años del paciente.
• Nº de Historia: Es el número de historia clínica con la que cuenta el paciente.
• Estado Civil: Indica el estado civil del paciente.
• Email: Es el correo electrónico que tiene el paciente.

En esta sección puede ver la información de paciente de ingreso, cuando se encuentre validada esta información haga clic en la opción consulta externa.

• Tipo Identificación: Es el número de identificación con el que cuenta el paciente.
• Identificación: Es el número de identificación con el que cuenta el paciente.
• Nombre Paciente: Este campo indica el primer y segundo nombre además del primer y segundo apellido del paciente.
• Nacimiento: Indica el día, mes y año de nacimiento del paciente.
• Edad: Es la edad en años del paciente.
• Nº de Historia: Es el número de historia clínica con la que cuenta el paciente.
• Teléfono: Indica el estado civil del paciente.
• Email: Es el correo electrónico que tiene el paciente.
• Estado Ingreso: Es el indicador del estado del ingreso, en este caso puede ser Abierto, Cerrado o Anulado.
• Nº Factura: Es el número de la factura asociada al ingreso.
• Nº de Ingreso: Es el número del ingreso asociado al paciente.
• Autorización:  Indica si este ingreso tiene un número de autorización. En el caso de venir desde el portal de empresas este número será del número de la solicitud.
• Contrato y/o Convenio: Es un campo con buscador integrado en donde puede elegir el contrato que está previamente configurado. (Ver sección 3.6 Contratos.)

• Observación Contrato: Indica un comentarioindica el comentario acerca del contrato el cual es ingresado por medio de el modulo contractual en la opcion contratos 1.6.
• Liquidación: Es un campo con buscador integrado en donde puede elegir entre la liquidación que está previamente configurado. (Ver sección 3.4 Liquidación.)

• Origen: Es un campo con buscador integrado en donde puede elegir la empresa origen que está previamente configurado. (Ver sección 3.9 Origen.)
• Destino: Es un campo con buscador integrado en donde puede elegir la empresa destino que está previamente configurado. (Ver sección 3.10 Destino.)
• Profesiograma: Es un campo con buscador integrado en donde puede elegir el profesiograma que está previamente configurado. (Ver sección 2.8. Profesiograma.)
• Categoría: Es una lista desplegable en donde se puede seleccionar las categorías de los cargos configurados.

• Cargo: Es el nombre de la ocupación o cargo que va a realizar el paciente.
• Causa Externa: Es una lista desplegable en donde podrá seleccionar una de las opciones de accidente de trabajo, accidente de tránsito, accidente rábico, accidente ofídico, otro tipo de accidente, evento catastrófico, lesión por agresión, lesión autoinfligida, sospecha de maltrato físico, sospecha de abuso sexual, sospecha de violencia sexual, sospecha de maltrato emocional, enfermedad general, enfermedad profesional, u otros.

• Vía de Ingreso: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar entre urgencias, consulta externa o programa, remitido, o nacido en la institución.

• Fecha de Ingreso: Es el día, mes y año de ingreso del paciente.
• Hora: Es la hora del ingreso del paciente.
• Tipo de Evaluación: Es el tipo de evaluación previamente configurado que se le va a asignar al paciente. (Ver 2.7.4 Tipos de evaluación).

• Prioridad de Ingreso: Es una lista desplegable en la que puede seleccionar normal y alta.

• Sede Atención: Es la sede en la cual se realiza el ingreso.
• Énfasis de la Evaluación: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar los énfasis de evaluación previamente configurados. (ver sección 2.7.6. Tipos de énfasis).

• Nombre Acompañante: Es el nombre de la persona que está acompañando al paciente.
• Teléfono Acompañante: Es el número telefónico del acompañante del paciente.
• Observaciones del Ingreso: Son los comentarios que se realizan para el ingreso del paciente.

En este formulario usted encontrará los siguientes botones:

• Nuevo: Limpia el formulario para ingresar nueva información.

• Guardar: En esta opción usted puede guardar los datos de ingreso del paciente, diligenciando completamente la información requerida y dando clic sobre el botón guardar.

• Anular. En esta opción usted puede anular un ingreso, se debe seleccionar un ingreso y paso siguiente dar clic en este botón.

• Imprimir: Realiza la impresión del formato de ingresos con la información más relevante del paciente.

Nota: En el caso de querer seleccionar un ingreso previamente creado para un paciente siga las siguientes instrucciones.

1. Seleccione desde la opción datos básicos a un paciente dando clic en su nombre.

  2.Haga clic sobre la opción ingresos, paso siguiente sobre consulta externa.

   3.En el campo de identificación del formulario de ingresos se encuentra un símbolo de lupa, haga clic en este. 

   4.Se abrirá una nueva ventana emergente en donde encontrará los ingresos de ese paciente, puede seleccionar 
      un filtro entre estado, ingreso, solicitud, fecha, o empresa. Digite la información referente al filtro seleccionado y haga       clic  en el botón buscar dentro de la ventana emergente o un enter con su teclado. Haga clic sobre el ingreso 
      que desee seleccionar.

Por otro lado, cuando se tenga toda la información del formulario de ingresos dando clic en el botón guardar, se deben cargar los procedimientos a dicho ingreso, para ello haga clic sobre la opción procedimientos. 

En la parte superior del panel encontrará la información que tiene el paciente dependiendo del formulario anterior.

En la parte izquierda del panel encontrará las opciones de servicio médico que puede elegir y una primera opción llamada servicios en donde encontrará los procedimientos creados para ese ingreso. Para agregar un nuevo procedimiento siga las siguientes instrucciones:

1. Haga clic en el servicio especializado que desee asignar por ejemplo puede escoger entre Salud Ocupacional, Optometría, Fisioterapia, Psicología, Laboratorio Clínico, Medicina General, Nutrición, Medicina Del Deporte, Complementarios, Neumología, Evaluación Visual Para Alturas, Tamizaje De Seno, Evaluación De Riesgo Cardiovascular, Evaluación Conductores, Fonoaudiología, Conductores, Vacunación O Enfermería.

  2.Se abrirá un nuevo panel con los siguientes campos:

• Número Servicio:  Es el identificador del servicio médico, este campo no es necesario que lo digite ya que el sistema le asignará un número al momento de ingresar un procedimiento.
• Fecha Servicio: Es el día, mes y año de la carga del servicio.
• Tipo Diagnóstico: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar entre impresión diagnóstica, confirmado nuevo y confirmado repetido.

• Finalidad: Es una lista desplegable en donde puede encontrar las opciones que pueden describir el objetivo del procedimiento.
• Descripción: En este campo debe seleccionar el nombre del procedimiento que asignará. Siga las siguientes recomendaciones:
• Digite el nombre o código del procedimiento que ya esté configurado en el sistema (Ver 3. Módulo contractual)
• Este campo tiene un buscador automático de procedimientos, por lo cual, cuando aparezca el nombre de su procedimiento haga clic en el nombre de este que se encuentra subrayado con tipo de letra azul.

• Cantidad: En este campo indicará la cantidad de procedimientos que se le realizará al paciente.
• Valor Unit: Es el costo o tarifa que tiene el procedimiento. (Para no tener ningún inconveniente con la facturación, se recomienda que no se le cambie manualmente el precio a los procedimientos debido a que estos fueron previamente configurados en la sección 3.8 Precios

  3.Cuando se seleccione el procedimiento con los demás campos del formato, oprima la tecla enter de su teclado. Para      ver que quedó correctamente configurado el procedimiento haga clic en la opción servicios.

En este punto usted podrá ver la información del procedimiento con su servicio asociado, además el nombre de la persona que realizó la carga del procedimiento, y dos iconos adicionales. El primero es un checkbox, el cual hace referencia a que el procedimiento ya se realizó al paciente. 

La segunda es un icono de x en donde puede eliminar los procedimientos que requiera este procedimiento.

Cuando termine de realizar la carga de procedimientos, puede realizar dos procesos, el egreso para generar después el cobro de los procedimientos (Con el botón pagos) o el egreso independiente del pago de estos procedimientos (En este caso este manual se centrará en esta opción y la otra forma deberá revisar la documentación del módulo tesorería.) 

Haciendo clic en el botón de egreso, se tiene un nuevo formulario con los siguientes campos informativos.

• Tipo de Factura: puede seleccionar entre las facturas capitadas o por eventos.
• Copago: Son los pagos que se realizaron en este ingreso.
• Fecha de Salida: Es el día mes y año del egreso del paciente.
• Hora de Salida: Es la hora de ingreso del paciente.

En este punto podrá dar clic en el botón guardar si toda la información es la correcta o cancelar para volver al panel de servicios. 

En el momento de realizar el egreso se tienen tres nuevos botones con las siguientes características:

• Revertir: Si se requiere cambiar algún procedimiento como agregar o eliminar uno de ellos, haga clic en esta opción y posterior afirme la operación en la ventana emergente saliente.

• Imprimir: Haga clic en este botón cuando requiera imprimir la factura del ingreso. (En el caso de ser factura consolidada el sistema le notificará que no puede imprimir dicha factura).

• Consentimiento: En esta opción usted debe diligenciar el consentimiento informado del paciente el cual se configura en la sección 2.7.8 Consentimiento.

En este formato podrá tomar una foto al paciente con el botón tomar foto o adjuntar una imagen con el botón adjuntar.

En la parte inferior del consentimiento, se encuentran las opciones para cargar la firma del paciente. La primera opción es borrar la cual limpia el campo de la firma del paciente. 

La segunda expandir, abrirá una nueva ventana emergente en donde podrá firmar con el mouse o si esta desde una tablet con el lápiz de esta.

La tercera adjuntar, en donde podrá cargar desde su computador la imagen de la firma del paciente.

La cuarta pad de firma, en donde podrá activar el pad de firma para firmar desde este dispositivo. (Debe seguir el proceso de configuración de pad de firmas).

En el caso de que desee abrir el consentimiento informado por procedimiento haga clic en el símbolo de documento al lado del nombre de dicho procedimiento y suba la foto y firma de este consentimiento.

Por otro lado, si desea que el procedimiento se haga fuera de la institución y desea una orden de servicio haga clic en el nombre del procedimiento y seleccione un proveedor previamente configurado.

Por último, en la parte inferior de esta sección se encuentra la información de la factura y los copagos realizados por el paciente.