Generación de cita

En esta sección se realiza el proceso de agendamiento de citas para ello se cuenta con las opciones Cita Express, Crear Citas, Calendario, Notificación y Turnos. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo de configuración, seguido de generación de citas. Se abrirá un nuevo panel el cual en su parte superior contiene las opciones anteriormente descritas.

Cita Express

En esta sección usted podrá asignar citas médicas buscando automáticamente a un profesional para realizar el correspondiente proceso. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo Agendas y paso siguiente haga clic en la opción Cita Express.

En esta sección, encontrará en la parte izquierda un formulario con los siguientes campos.

Paciente: Es un campo de búsqueda integrada el cual tiene los pacientes que están previamente creados (Ver documentación módulo Ingresos sección 1.2 Datos Básicos). Para ello escriba el nombre o número de documento en el campo de paciente y después haga clic en el resultado de su búsqueda.

En el caso de que el paciente no se encuentre registrado en el sistema, haga clic en el nombre Paciente generará una nueva ventana emergente en donde podrá encontrar el siguiente formato de creación.

En este formulario se encuentran los siguientes campos:

Tipo de identificación: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar el tipo de documento que tiene el paciente. Usted puede elegir entre cedula de ciudadanía, cedula de extranjeria, pasaporte, registro civil, tarjeta de identidad, adulto sin identificación, menor sin identificación, número único de identidad, número de identidad tributaria, permiso especial de permanencia.
Número de identificación: Es el número de la identificación del documento del paciente.
Primer Apellido: Indica el primer apellido del paciente.
Segundo Apellido: Indica el segundo apellido del paciente, si en este caso no se encuentra información digite un cero.
Primer Nombre: Es el primer nombre del paciente.
Segundo Nombre: Indica el segundo nombre del paciente, si en este caso no se encuentra información digite un cero.
Teléfono: Indica el número telefónico con el que cuenta el paciente.
Móvil: Indica el número telefónico móvil o celular que tiene el paciente.
Email: Indica el correo electrónico del paciente.
Dirección: Indica la dirección de domicilio del paciente.

Por otro lado, se encuentran los siguientes botones.

Nuevo: Limpia los campos que contengan información para realizar un nuevo proceso.

Guardar: Genera un nuevo paciente con la información suministrada por los diferentes campos.

Salir: Cierra la ventana emergente.

Ver Historial: En esta opción usted podrá ver las citas médicas asociadas a un paciente. Para ello, debe seleccionar a un paciente ya creado y dar clic en la opción ver historial, encontrara en una nueva ventana la información de Hora Nombre Del Especialista, Descripción De La Actividad (procedimiento) Observaciones (Detalles o comentarios de la cita).
Procedimiento: Es un campo de búsqueda integrada, el cual tiene los procedimientos que están previamente creados (Ver documentación módulo Contractual sección 1.7 Procedimientos). Para ello escriba el nombre o el código del procedimiento y después haga clic en el resultado de su búsqueda.

Fecha: Indica el día mes y año inicial solicitados por el paciente para realizar la búsqueda de la cita Medica
Sede: Indica la sede de atención de la cita (ver documentación módulo configuración sección 1.4.1 Sedes )
Observaciones: Son comentarios o detalles de la cita médica.

Por otro lado, este formulario cuenta con los siguientes botones.

Nueva cita: Limpia los campos del formulario para realizar una nueva cita.
Buscar Profesional: Inicia la búsqueda de profesionales para asignar una cita, debe tener en cuenta que se debe configurar el horario médico de estos especialistas. (Ver documentación módulo configuración sección 1.3 Agendas). En este punto, elija la disponibilidad mostrada en pantalla con el médico dando clic en asignar.

En el caso de no encontrar disponibilidad el sistema le notificará que no es posible realizar este proceso. En este caso puede ampliar su rango de búsqueda con el botón cargar más.

Crear Citas

En esta sección podrá asignar citas de manera manual. Para acceder a esta función haga clic en el módulo Agendas luego en generación de citas y por último en Crear Citas.

En el formulario que se tiene en el lado izquierdo de su pantalla se encuentra la siguiente estructura.

Calendario: En pantalla le mostrará un calendario con el que podrá seleccionar el mes, día y año para la cita médica.
Mes: Es el mes que se selecciona para la cita médica.
Año: Es el año en el que se va a realizar la cita médica.
Día Seleccionado: Indica la fecha seleccionada para la cita médica.
Sede: Es la sede en la que se va a realizar la cita médica. Para seleccionar una de ellas haga clic en el símbolo de lupa de este campo, se abrirá una nueva ventana emergente en donde podrá seleccionar los filtros de código o título, ingrese la información correspondiente, haga clic en el botón buscar dentro de esta ventana u oprima la tecla enter con su teclado, por último haga clic sobre la sede que desea seleccionar.

Paciente: Es un campo de búsqueda integrada el cual tiene los pacientes que están previamente creados (Ver documentación módulo Ingresos sección 1.2 Datos Básicos). Para ello escriba el nombre o número de documento en el campo de paciente y después haga clic en el resultado de su búsqueda.

En este formulario se encuentran los siguientes campos:

Tipo de identificación: Es una lista desplegable en donde puede seleccionar el tipo de documento que tiene el paciente. Usted puede elegir entre cedula de ciudadanía, cedula de extranjeria, pasaporte, registro civil, tarjeta de identidad, adulto sin identificación, menor sin identificación, número único de identidad, número de identidad tributaria, permiso especial de permanencia.
Número de identificación: Es el número de la identificación del documento del paciente.
Primer Apellido: Indica el primer apellido del paciente.
Segundo Apellido: Indica el segundo apellido del paciente, si en este caso no se encuentra información digite un cero.
Primer Nombre: Es el primer nombre del paciente.
Segundo Nombre: Indica el segundo nombre del paciente, si en este caso no se encuentra información digite un cero.
Teléfono: Indica el número telefónico con el que cuenta el paciente.
Móvil: Indica el número telefónico móvil o celular que tiene el paciente.
Email: Indica el correo electrónico del paciente.
Dirección: Indica la dirección de domicilio del paciente.

Por otro lado, se encuentran los siguientes botones.

Nuevo: Limpia los campos que contengan información para realizar un nuevo proceso.
Guardar: Genera un nuevo paciente con la información suministrada por los diferentes campos.

Salir: Cierra la ventana emergente.

Histórico Paciente: En esta opción usted podrá ver las citas médicas asociadas a un paciente. Para ello, debe seleccionar a un paciente ya creado y dar clic en la opción ver histórico paciente, encontrara en una nueva ventana la información de Hora Nombre Del Especialista, Descripción De La Actividad (procedimiento) Observaciones (Detalles o comentarios de la cita).

Profesional: Es un campo de búsqueda integrada el cual tiene los profesionales que están previamente creados (Ver documentación módulo configuración sección 1.2.2 Personal). Para ello escriba el nombre o número de documento en el campo de paciente y después haga clic en el resultado de su búsqueda.

Por otro lado, puede elegir a un especialista desde el símbolo de lupa, haga clic en este y desplegará una nueva ventana emergente, en donde puede elegir los filtros de sede, nombre o código, ingrese la información correspondiente, haga clic en el botón buscar dentro de esta ventana u oprima la tecla enter con su teclado, por último haga clic sobre el profesional que desea seleccionar.

Agenda Profesional: En esta opción podrá ver la agenda médica del profesional, para ello debe seleccionar el especialista que desea conocer, abrirá una nueva ventana con la Hora, Procedimiento, Observaciones, Paciente, Estancia, Duración (Tiempo de la cita), Teléfono, Estado.

Fecha Deseada: Indica el día,mes y año donde quiere asignar la cita médica.
Asunto: Es un campo de búsqueda integrada el cual tiene los procedimientos que están previamente creados (Ver documentación módulo contractual sección 1.7 Procedimientos). Para ello escriba el nombre o código en este campo y después haga clic en el resultado de su búsqueda.

Duración: Es el tiempo en horas y minutos que se le asigna a la cita médica.
Observación: Es el detalle o comentarios que se dejan al momento de asignar la cita.
Fecha: Es la fecha asignada de la cita.
Hora: Es la hora asignada a la cita.
Estado: Es una lista desplegable que contiene el estado de la cita, (confirmada o sin confirmar).

Para asignar una cita médica siga las siguientes instrucciones.

Seleccione en el calendario la fecha que desea seleccionar.
Seleccione una sede, un paciente, un profesional y un procedimiento.
En el momento de seleccionar un especialista con horario medico, en el panel derecho le mostrará la agenda médica con la etiqueta configurada dependiendo del servicio (ver documentación módulo configuración sección Agendas), Hora de la cita médica, Duración en minutos de dicha cita, Procedimiento asignado, el Nombre Del Paciente, su número de Teléfono, si tiene alguna Observación y el Estado de la cita previamente agendada.

Nota: En el caso de no tener horario médico el sistema le mostrará este mensaje en pantalla y deberá verificar estos horarios en la opción de configuración correspondiente (ver documentación módulo configuración sección Agendas).

Haga clic en la hora que desea asignar la cita para el paciente, verifique la información de la cita y haga clic sobre el botón asignar cita, el sistema le notificará de la cita creada y podrá verla en pantalla.

En el momento de visualizar las citas médicas, podrá encontrar dos opciones para las citas médicas.

Eliminar: Haga clic en el símbolo de x para eliminar una cita médica, el sistema le pedirá una razón de la eliminación de la cita para continuar con el proceso.

Reprogramar cita: Haga clic en el símbolo de flecha apuntando hacia abajo para reprogramar una cita médica, el sistema le notificará si quiere continuar con el proceso y lo redireccionará al siguiente panel.

En este nuevo panel haga clic en el día para reasignar su cita y seleccione la hora que desee, digite el motivo del cambio y haga clic en guardar.

En esta opción se encuentran además los botones

Regresar: Redirecciona al usuario a la página de asignación de citas y conserva los datos que tiene en el formulario.

Salir: Redirecciona a la página de asignación de citas pero no conserva los datos del formulario.

Calendario

En esta sección se encuentran todas las citas médicas por especialista que se encuentran registradas en el sistema. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo Agendas, seguido por Generación de citas y por último en Calendario.

Para visualizar el calendario de citas de un especialista, siga los siguientes pasos.

Seleccione un especialista: En el panel de la izquierda existe un campo que indica “Escoja el Médico a Consultar” en ella está un símbolo de lupa, haga clic en esta y desplegará una nueva ventana emergente, en donde puede elegir los filtros de sede, nombre o código, ingrese la información correspondiente, haga clic en el botón buscar dentro de esta ventana u oprima la tecla enter con su teclado, por último haga clic sobre el profesional que desea seleccionar.

2.En el panel derecho encontrará las listas de mes y año en donde podrá seleccionar uno de ellos para visualizar el calendario.

3.En el campo estado de cita encontrará una lista desplegable con las opciones de Sin confirmar,Confirmada,
Canceladas, y Todas, cuando haga clic en cada una de estas opciones el calendario se actualizará con las citas que tiene por día en el rango de mes y año que tiene.

4.En cada día el sistema le mostrará cuántas citas tiene, para ver más detalles de estas, haga clic en el número del día
del calendario. Dicha información se mostrará en el campo de listado de pacientes.

5.Para modificar o eliminar esta cita haga clic en el nombre del paciente y será redireccionado a la opción de
agendamiento de citas. (ver sección 1.1.2 crear citas).

Notificar

En esta opción se cambiará el estado de la cita médica, cuando sea notificado al paciente. Es decir, cuando la IPS se contacte con el usuario para verificar su cita médica, se cambiará ese estado. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo agendas, seguido de generación de citas y por último de Notificar.

En esta sección se encuentran los siguientes campos.

Fecha: Es el día, mes y año en el cual se va a ver las citas médicas por profesional. Haga clic en el símbolo de calendario y desplegará una ventana con un calendario en donde podrá seleccionar la fecha deseada.

Especialista: Es un campo que contiene los profesionales que se encuentran creados en el sistema (Ver documentación módulo configuración sección personal), puede elegir a un especialista desde el símbolo de lupa, haga clic en este y desplegará una nueva ventana emergente, en donde puede elegir los filtros de sede, nombre o código, ingrese la información correspondiente, haga clic en el botón buscar dentro de esta ventana u oprima la tecla enter con su teclado, por último haga clic sobre el profesional que desea seleccionar.

Por otro lado, puede limpiar este campo haciendo clic en el botón de borrador que se encuentra en este campo.

Paciente: Es un campo de búsqueda integrada el cual tiene los pacientes que están previamente creados (Ver documentación módulo Ingresos sección datos básicos). Para ello escriba el nombre o número de documento en el campo y después haga clic en el resultado de su búsqueda.

Por otro lado, podrá limpiar este campo haciendo clic en el símbolo de borrador en este campo.

Ver Historial: Haciendo clic en esta opción podrá ver el histórico de citas del paciente, desplegará una nueva ventana con esta información la cual contiene la Hora de la cita, el Nombre Del Especialista, la Descripción De La Actividad correspondiente y si tiene las Observaciones correspondientes.

Estado: Es una lista desplegable en donde encuentra los estados de las citas médicas, podrá elegir entre confirmadas, sin confirmar, canceladas, inasistidas o todas.

Por otro lado, en esta sección se encuentran los siguientes botones.

Buscar Pacientes: En esta sección mostrará en el panel de la derecha las citas asignadas por el profesional previamente seleccionado.

Para cambiar el estado de la cita, haga clic en la lista desplegable de estado en el panel de la derecha con referencia al paciente, cambie el estado y haga clic en el símbolo de guardar. El sistema le notificará que debe escribir un motivo de cambio.

Imprimir Agenda: Muestra en una nueva ventana la agenda médica del profesional seleccionado con la Hora de la cita, el Procedimiento, si tiene algún comentario u Observaciones, el nombre del Paciente, Estancia, la Duración de la cita, el número de Teléfono del paciente y el Estado de la cita.

Turnos

En esta sección podrá ver en las pantallas previamente configuradas (ver documentación módulo configuración sección 1.4.2 Pantallas) los pacientes que van a ser atendidos por los profesionales. Para acceder a esta función haga clic en el módulo Agendas, seguido por Generación de citas y por Turnos.

En esta sección se encuentran las diferentes pantallas listadas, haciendo clic en cada una de ellas podrá visualizar la ubicación (la cual representa el consultorio médico el cual está siendo usado y el servicio que está siendo usado por ejemplo salud ocupacional) y el nombre del paciente que será atendido. Esta nueva página va a ser actualizada a medida que ingresen nuevos pacientes al consultorio.