Servicios de Caja

Este es el submenu del módulo de tesorería, el cual contiene las opciones de Caja copago, Cierres de caja, Buscar Recibo, Anular Recibo, Autorizar descuento y anular Factura. Para acceder a esta sección haga clic en el módulo de Tesorería seguido de la opción que desea seleccionar. 

Caja de Copagos

En esta sección se podrá registrar los pagos por los conceptos que se tengan en un ingreso de paciente. Para ingresar a esta opción haga clic en el módulo tesorería seguido de la opción caja copago.

En este panel se encuentran los siguientes campos:

• Tipo de Identificación: Es una lista desplegable en donde puede elegir entre número de identificación tributaria, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, registro civil, tarjeta de identidad, adulto sin identificación, menor sin identificación, número único de identificación.

Por otra parte  este campo cuenta con un campo de texto en donde puede ingresar el número de identificación del paciente, cuando termine oprima la tecla enter en su teclado, si el paciente existe en el sistema automáticamente el software incluirá información en el  campo de nombre.

Por otro lado, cuando se realice este procedimiento se creará una ventana emergente en donde podrá seleccionar  entre los ingresos de ese paciente. Para ello seleccione en el filtro adecuado entre estado, ingresó, tipo, factura, fecha o entrega, después digite la información correspondiente a estos campos oprima la tecla enter en su teclado o haga clic en el botón buscar 

En este punto usted notará que el campo de contrato-empresa ya cuenta con la información referente a ese ingreso. 

• Nombre: Este campo indica el nombre del paciente asociado al número de documento.
• Contrato – Empresa: Es el nombre del contrato asociado al número de ingreso del paciente.
• Servicio: Es una lista desplegable en donde encontrará los servicios médicos que puede realizar el pago, por ejemplo, puede elegir entre salud ocupacional, optometría, medicina general, entre otros que se encuentran configurados en el sistema.

• Tipo Pago: Es una lista desplegable en donde puede elegir entre los métodos de pago usados por el cliente. Recuerde que estos pueden ser configurados en el sistema.

• Valor: Es la tarifa del copago que se realizará, digite este campo sin puntos, comas ni espacios.

Cuando se termine de diligenciar esta información, en el campo de valor, oprima la tecla enter de su teclado para registrar el pago.

Por otro lado, en el panel superior derecho llamado Estado de las Transacciones encontrará la siguiente información:

• NRO FACTURA: Indica el número de la factura iniciando por el prefijo configurado en el módulo contractual (Ver documentación módulo contractual sección 1.1 Resoluciones).
• NRO INGRESO: Indica el número de ingreso del paciente asociado a una factura.

 Copagos: Indica el valor de todos los copagos registrados en el sistema para esa factura.  

• Pagos Realizados:  Indica el valor de los pagos que se encuentran registrados en el sistema para esa factura.
• Devoluciones:indica el valor de las devoluciones que se encuentran en el sistema para esa factura.

  Descuentos: Indica los valores de los descuentos de esa factura. 

En el panel central de la interfaz encontrará la información del pago realizado, este cuenta con la siguiente estructura:

• Recibo: Es el número del recibo de caja asociado registrado para ese pago.
• Descripción: Es el tipo de pago utilizado en este pago.
• Fecha: Indica el año, mes y día donde se realizó el pago.
• Servicio: Indica el servicio por el cual realizó el pago.
• Valor: Indica el monto que fue usado para realizar el pago.

En el caso de necesitar eliminar algún registro en la factura haga clic en el símbolo de x que se encuentra en el final del registro. 

En el panel que se encuentra en la parte inferior derecha existe un campo llamado observaciones en donde puede digitar comentarios, detalles u otra información relevante acerca de la factura.

Inmediatamente después del campo observación encontrará la opción cierre de caja, en donde abrirá una nueva ventana con la siguiente información.

• Información de la entidad: (NOMBRE IPS, Código del Prestador, NIT, Dirección,Teléfono, Email)
• Descripción del cierre de caja: (Fecha de Impresión, usuario que realizó el Impreso, y el Listado de los Ingresos Recibidos desde una fecha inicial hasta una fecha final.
• Nombre del CAJERO
• Información de la factura (nombre del PACIENTE, ESTADO de la factura, número de RECIBO, número de ESTUDIO, número de FACTURA, los PAGOS realizados en esta factura, los DESCUENTOS de esta factura y el SALDO total).
• TOTALES: Son los valores totales de cada uno de los registros realizados (pagos, saldos pendientes, particulares, descuento, devolución, efectivo, descuento autorizado, tarjeta débito, tarjeta crédito, devolución, transferencia bancaria).
• FACTURAS CONSOLIDADAS: Encontrará el valor de las facturas consolidadas por usuario con el número de FACTURA, FECHA de generación, nombre del PACIENTE, el VALOR o costo total de esta factura y el TOTAL GENERAL de este listado.

Por otro lado, en la sección inferior derecha encontrará la información de los registros generados para esta factura con la siguiente estructura

• SubTotal: Es el valor que se registra en el sistema.
• Descuento: Son todos los descuentos asociados al usuario.
• Iva: Es el valor de iva que se va a generar en la factura.
• Neto a Pagar: Es el total a pagar por la factura.
• Saldo: Es el valor total con el cual se efectuará el pago.

Por último, en esta interfaz se cuentan con los siguientes botones:

• Nuevo: Limpia la interfaz de toda la información que tenga.

• Guardar Observación: Se guarda la información que contiene el campo observación.

• Generar Recibo: Se genera el recibo de caja por cada registro realizado, como podrá notar el sistema le asigna el número automáticamente dependiendo de la secuencia configurada, si damos clic en este valor (campo recibo), se abre una nueva ventana con la siguiente información.

• Número de RECIBO DE CAJA
• Estado del recibo
• Información del Paciente: Nombres, apellidos y número de ingreso.
• Tipo y número de documento.
• Dirección
• Información de la EPS (Nombre, NIT, Dirección y página web)
• Número de Teléfono de la entidad
• DIRECCION IPS
• Pbx
• Ciudad y país de la entidad
• Fecha y hora de Impresión
• Código del procedimiento
• Nombre del procedimiento (Descripción)
• Cantidad de procedimientos (Cant)
• Valor por unidad (Vlr Uni)
• Valor total (Vlr Total)
• Valor EN LETRAS
• ABONOS REALIZADOS
• número de Recibo
• Fecha
• Tipo de método de pago
• SUB TOTAL
• DESCUENTO
• SALDO PACIENTE
• VALOR FACTURA
• OBSERVACIONES
• FIRMA, NOMBRE, FECHA  y FIRMA del paciente.
• FIRMA, NOMBRE, FECHA  y FIRMA del facturador.

Cierres de Caja

En esta sección se encuentran todos los cierres de caja que se realizan en el sistema. Para ingresar a esta opción, haga clic en el módulo Tesorería, seguido de la opción Cierres de caja.

En este módulo se tiene los siguientes campos:

• Estado: Es una lista desplegable en donde puede elegir entre pendientes (cierres de caja que no están validados) y listos (cierres de caja que se encuentran validados).

• Fecha inicial: Es el año, mes y día de inicio en donde va a iniciar la búsqueda.

• Fecha final:  Es el año, mes y día de final en donde va a iniciar la búsqueda.

Además, cuenta con un botón buscar en donde va a realizar la búsqueda de los cierres de caja. Cuando se realice la búsqueda del paciente se mostrará la siguiente información:

• Cajero: Nombre de la persona que realizó el proceso de registro.
• Fecha: Es el año, mes y día donde se realizó el cierre de caja.
• Valor Pagado: Es el costo total del cierre de caja.
• Descuento: Es el valor de los descuentos del cierre de caja.
• Devolución: Es el valor de las devoluciones del cierre de caja.
• Servicios: Es el valor de los servicios del cierre de caja.
• Total: Es el valor sumado de todos los conceptos mencionados.

Si se da clic en el nombre del cajero mostrará una nueva interfaz en donde encontrará en su cabecera los PAGOS PENDIENTES con el Nombre del Cajero y la Fecha Cierre. Además encontrará un listado de las empresas que tienen cierres de caja, si se despliega esta información encontrará una nueva lista con los siguientes datos:

• Nombre del Paciente
• Número de Recibo
• Número de Factura
• Valor del Copago
• Valor del Descuento
• Valor de la Devolución
• Valor de los Servicios
• Total
• Observación o detalle de este registro
• Un checkbox para seleccionar el registro

En la parte inferior de esta interfaz se encuentra la información consolidada de los cierres de caja con los siguientes detalles de los valores Consolidados con valores por Concepto, Copagos, Descuentos, Devoluciones, y Subtotales.

Por otro lado se encuentran los siguientes botones:

• Regresar a cierre de caja: Redirecciona a la interfaz inicial de esta sección.

• Guardar: Con los registros seleccionados en el sistema con el checkbox cambia el estado de pendiente a listo, es decir estos cierres de caja están validados y no tienen inconvenientes.

Buscar Recibo

En esta sección puede buscar la información de los recibos de caja. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo de Tesorería, seguido de la opción Buscar Recibo.

Para esta funcionalidad se tienen los siguientes campos

• Cajero(s): Es una lista desplegable en donde encontrará los cajeros que realizaron el proceso de generación de recibos.

• Rec Inicial: Es el número inicial de la búsqueda del recibo.
• Rec final: Es el número final de la búsqueda del recibo.

En esta sección tiene un botón de buscar en el cual mostrará en pantalla la información de los recibos de caja dependiendo la información de los campos anteriormente mencionados. Este listado cuenta con las siguientes características.

• Cajero: Es el nombre de la persona que realizó el proceso de generación de  recibo de caja.
• Copago: Es el valor del copago del recibo de caja.
• Descuento: Es el valor de los descuentos del recibo de caja.
• Devolución: Es el valor de las devoluciones del recibo de caja.
• Servicios: Es el valor de los servicios de caja.
• Total: Es el valor en total de los conceptos anteriormente referenciados.

Para ver el detalle de cada cajero haga clic en el nombre de este, en ese punto se desplegará una nueva interfaz donde encontrará un listado de recibos de caja. En este listado se encontrará la información dividida por contrato y dando clic sobre uno de ellos desplegará la información de nombre de Paciente, número de Recibo, número de Factura, valor del Copago, valor del Descuento, valor de la Devolución, valor de los Servicios, Total del recibo y la Observación digitada por el usuario.

Si quiere conocer toda la información de todos los contratos haga clic en el botón Imprimir Relación, el cual contendrá la información de cada uno de los recibos pero en una ventana emergente nueva.

Por otro lado, se tiene la información consolidada de los recibos de caja con información de consolidado por Concepto, Copagos, Descuento, Devolución, Total.

Por último, para regresar a buscar nuevos recibos de caja haga clic en el botón regresar a cierres.  

Anular Recibo

En esta sección puede anular un recibo de caja que tenga algún error o que se generó por equivocación. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo de Tesorería, seguido de la opción Anular Recibo.

En esta sección podrá buscar el listado de recibos de caja generados indicando en el campo de fecha inicial y fecha final el rango de búsqueda requerido para esta operación y luego dando clic en el botón buscar. 

Generará en pantalla la información de la siguiente manera.

• Cajero: Es el nombre de la persona que realizó el proceso de generación de  recibo de caja.
• Copago: Es el valor del copago del recibo de caja.
• Descuento: Es el valor de los descuentos del recibo de caja.
• Devolución: Es el valor de las devoluciones del recibo de caja.
• Total: Es el valor en total de los conceptos anteriormente referenciados.

Cuando se realice la búsqueda de los recibos de caja puede seleccionar el nombre del cajero que debe seleccionar para el recibo de caja, cuando haga esta operación lo llevará a una nueva interfaz.

Si quiere conocer toda la información de todos los contratos haga clic en el botón Imprimir Relación, el cual contendrá la información de cada uno de los recibos pero en una ventana emergente nueva.

En esta interfaz también se cuenta con los registros de los recibos de caja con la siguiente estructura.

• Paciente
• Número de recibo
• Valor Pagado.
• Descuento: Es el valor de los descuentos del recibo o factura.
• Devolución: Es el valor de las devoluciones del recibo.
• Servicios: Es el valor de los servicios del recibo.
• Total: Es el valor sumado de todos los conceptos mencionados.
• Observación: Es el detalle y comentario del recibo de caja.

Para anular un recibo de caja haga clic en el botón anular, se abrirá una nueva ventana emergente en donde deberá diligenciar el motivo de esta anulación y dar en el botón aceptar.

En la parte inferior de la interfaz se tiene la información consolidada de los recibos de caja con información de consolidado por Concepto, Copagos, Descuento, Devolución, Total.

Por último, para regresar a buscar nuevos recibos de caja haga clic en el botón regresar a cierres.  

Existe en el panel inicial una opción adicional llamada Imprimir Cierre General, en donde al dar clic se abrirá una nueva ventana emergente con todos los cierres de caja que se han generado.

Autorizar Descuento

En esta sección se generará un nuevo descuento para un ingreso. Para acceder a esta opción haga clic en el módulo de Tesorería seguido de la opción Autorizar Descuentos.

Para esta funcionalidad se cuenta con los siguientes campos.

• Autorización: Es el número de autorización que se genera automáticamente.
• Fecha de Creación: Es la fecha en donde se aprobó la autorización.
• Estado: Es el estado de la autorización.
• Número de Estudio: Es el número de ingreso del paciente al cual se le generará el descuento.
• Nombre del Paciente: Es el nombre del paciente al cual se generará el descuento.
• Valor del Descuento: Es el valor en el cual se generará el descuento.

 Usuario que Autoriza: Es el nombre del usuario el cual generará el descuento.

• Observación: Es el detalle o comentarios de la autorización.

Para realizar el procedimiento de autorizar el descuento siga los siguientes pasos.

1. En la opción caja copagos ingrese el número de documento del paciente y escoja el ingreso al cual va a realizar el proceso.

  2. En el campo de número de ingreso copie este valor.

  3.Ingrese a la opción Autorizar Descuento

  4.En el campo de número de estudio pegue este valor.

  5.Haga clic en el botón de buscar u oprima la tecla enter de su teclado.

  6.Ingrese el valor del descuento sin puntos ni comas y la observación de este descuento.

  7.Haga clic en el botón generar autorización.

  8.Copie el valor de autorización

  9.Vuelva a realizar el paso 1.

  10.Seleccione el tipo de servicio al cual va a realizar el descuento.

  11.Seleccione Descuento autorizado en el campo Tipo pago.

  12.En el campo de valor pegue el número de autorización y oprima la tecla enter con su teclado.

En la sección autorizar descuento existen dos botones más a parte de generar autorización el cual se explicó anteriormente. 

• Nuevo: Limpia la ventana emergente de todos los datos que estén en pantalla

• Salir: Redirecciona a la interfaz inicial del sistema

Anular Factura

En esta sección se realizará el proceso de anulación de facturas. Para acceder a esta funcionalidad haga clic en el módulo tesorería seguido de la opción Anular Factura.

Para esta función se cuenta con los siguientes campos:

• Factura No: Número de la factura a la que se va a realizar el proceso de anulación.
• Datos de la Factura: En esta sección se cuenta con los datos del paciente
  • Nombre Completo: Nombre del paciente.
  • Edad del paciente.
  • Nº de Historia: Indica el número de historia del paciente.
  • Fecha Nacimiento del paciente.
  • Nº del carnet: Indica el número de carnet si tiene del paciente.
  • Dirección: Indica la dirección de domicilio del paciente.
• Datos De la factura: En esta sección se cuenta con toda la información de la factura
  • Empresa
  • Número del Contrato
  • Número de Estudio
  • Estado
  • Fecha de Salida
  • Valor Servicio
• Datos del ingreso del paciente: En esta sección se tiene la información del ingreso del paciente
  • Código: Es el código del procedimiento.
  • Procedimiento: Es el nombre del procedimiento de ese ingreso
  • Cantidad
  • Valor
  • Fecha de realizado
  • Facturador

Por otro lado se tienen los siguientes botones

• Nuevo: Limpia la pantalla de la información de los diferentes campos de texto.

• Anular: ingrese el número de factura que desea anular y oprima la tecla enter en su teclado, como podrá notar, los campos se llenan automáticamente y haga clic en el botón anular para terminar el proceso  verificando antes la información que sea correcta.

• Salir: Redirecciona a la interfaz inicial del sistema.