Básicos
En esta opción encontrará las diferentes funciones dispuestas para la configuración de departamentos, municipios, barrios, registro de empresa, plan de cuentas, administradoras y proveedores. Para acceder a esta opción diríjase al menú desplegable del módulo de Configuración y seleccione la opción Básicos.
Departamentos
En esta opción se configuran los departamentos que serán usados para el ingreso del paciente. Para ingresar a esta opción debe ingresar al menú desplegable de la opción básicos, dando clic sobre la función departamentos.
En este punto usted verá el panel de la función, el cual tiene dos campos editables, código (estos códigos son dados por el DANE) y nombre, además de diferentes
Nuevo:
Limpia la pantalla para ingresar un nuevo dato.
- Guardar:
Registra la información digitada de nombre y código del departamento, para esto debe digitar el código y nombre del departamento que desee agregar al sistema y dar clic en la opción guardar.
En el caso de que trate de guardar un departamento sin código, el sistema lo notificará pidiendo que seleccione el dato faltante (el mensaje de advertencia es el siguiente: Por favor complete su información. Debe llenar el campo “Código de Departamento”).
Nota: En el caso de tener un departamento con el mismo código el sistema internamente actualiza la información asociada a ese código.
- Buscar:
En esta función usted podrá seleccionar los departamentos que desee editar, para ello dé clic sobre la opción en el cual se va a generar una ventana desplegable que contiene los departamentos que desea buscar.
Para generar este proceso puede seleccionar código o nombre dependiendo del tipo de parámetro que desee utilizar, escriba en el campo de texto de acuerdo a la opción generada y dé clic en el botón buscar. De acuerdo a su búsqueda la ventana emergente le mostrará los departamentos creados anteriormente; seleccione con un clic el que desee editar.
- Eliminar:
En esta opción se podrá quitar un departamento del sistema. Para realizar este proceso primero, debe generar la búsqueda de un departamento, seleccionarlo y dar clic sobre la opción de eliminar.
- Imprimir:
Seleccionando esta opción se verá en pantalla todos los departamentos creados.
- Salir:
Redirecciona al usuario a la pantalla de inicio del software.
Municipios
En esta opción se configuran los municipios dependientes de los departamentos (Ver sección 1.1.1 Departamentos). Para acceder a esta opción seleccionamos del menú desplegable la opción municipios.
En esta opción se tiene el campo de texto: departamento, código de municipio (Estos códigos son dados por el DANE) y Nombre de municipio; además, los botones: Nuevo, Guardar, Buscar, Imprimir y Eliminar.
Nota: Antes de continuar se deben marcar dos funciones que se tienen en el campo de texto Departamento, los cuales son:
- Símbolo de lupa, desplegará los nombres de los departamentos en una ventana emergente, la cual tiene un campo de texto con las opciones de filtro de código y nombre. Para realizar la búsqueda del departamento, seleccione la opción de filtro que desee digite en el campo de texto el nombre del departamento, se le mostrará los resultados de esta búsqueda para así seleccionar el departamento que desee utilizar.
2. Opción símbolo de borrador, limpiará el campo de departamento para volver a generar una nueva búsqueda de departamento.
A Continuación, se mostrarán las opciones indicadas para cada botón.
- Nuevo:
Esta opción limpia los campos de texto para ingresar nueva información.
- Guardar:
En esta opción se puede registrar un nuevo municipio al sistema, para ello, seleccione el municipio del cual hace parte este departamento ingrese el código del municipio y el nombre de este. Para finalizar este proceso haga clic sobre la opción guardar.
En el caso de que el código del municipio sea igual que uno previamente registrado el sistema actualizará este registro con la nueva información.
Por otro lado, si no selecciona un departamento e intenta generar un registro nuevo el sistema le notificará que le hace falta este campo.
Por último, si no diligencia el código del municipio e intenta generar un nuevo registro, el sistema le notificará que le falta dicho campo para completar el proceso.
- Buscar:
En esta opción puede generar la búsqueda de los diferentes municipios que se encuentran en el sistema registrados. Para realizar este proceso debe seleccionar el departamento, dar clic sobre la opción de buscar, en este punto se generará una nueva ventana emergente, la cual tiene la opción de filtro de código y nombre.
Seleccione el método de filtro que desee, digite la opción correspondiente de este y proceda a seleccionar el municipio que desee. En este punto podrá actualizar los datos, usando el botón guardar o eliminar el registro usando los botones que aparecen bajo la ventana.
- Imprimir:
En esta opción se visualizarán los diferentes municipios con relación a los departamentos. El primer método para visualizar los municipios, es dejar el campo departamento vacío, en pantalla le mostrará los diferentes municipios que existen en el sistema.
El segundo procedimiento que puede elegir es, buscar y seleccionar un departamento para que en pantalla muestre los municipios asociados solo a ese departamento.
- Eliminar:
En esta función usted podrá quitar un registro de su sistema, para ello debe seleccionar el municipio (opción buscar), y por último dar clic sobre la opción eliminar.
Barrios
La funcionalidad de esta opción es la de registrar los barrios que existen dentro de cada municipio (ver sección 1.1.2 Municipios), para ingresar a esta función seleccione en el menú desplegable del módulo configuración la función Barrios. En esta encontrará los campos de texto Municipio, el cual corresponde al municipio creado previamente, Código, correspondiente al número de identificación que se le dará al nuevo barrio, Nombre, que es el identificador en texto del barrio y Zona, en la cual existen dos opciones, urbana si el barrio está en una zona de estas características, o rural si el barrio no está en una zona urbana, por ejemplo, una vereda aledaña a un municipio.
Como se puede apreciar el campo de municipio cuenta con las opciones de símbolo de lupa en el cual usted podrá seleccionar el municipio para el cual desea asociar un barrio. Para ello, seleccione el icono mencionado, se abrirá una nueva ventana emergente con los filtros de código (representa el identificador numérico del municipio), nombre (representa el identificador de texto del municipio) y departamento (el cual representa el departamento asociado a los municipios creados). Después debe escoger el campo de filtro y diligenciar la información correspondiente, para finalizar seleccione el botón buscar o genere un enter, la pantalla le mostrará el resultado de la búsqueda, de clic sobre el municipio que desee escoger.
La segunda opción del campo de municipio, es la opción de símbolo de borrador, el cual limpia el campo mencionado de cualquier dato que contenga.
En la opción barrios se cuenta con el botones nuevo, guardar, eliminar buscar, imprimir y salir.
- Nuevo:
Limpia toda la información de los diferentes campos en el formulario de barrios, excepto el campo de municipio.
- Guardar:
En esta opción se crea un nuevo registro para un barrio asociado a un municipio. El primer paso para realizar este proceso, es seleccionar un municipio desde la opción del símbolo de lupa, se digita el nombre del barrio, se selecciona la zona si es urbana o rural, para finalizar dar clic sobre el botón guardar.
- Eliminar:
En esta opción se quitará un registro del sistema, para ello seleccione un barrio que desea eliminar con la opción buscar, después haga clic en la opción mencionada.
- Buscar:
En esta opción puede seleccionar un barrio creado anteriormente. Para ello, seleccione un municipio con la función de lupa seleccionando con el filtro deseado (código, nombre, departamento) y el parámetro según la opción que desee de búsqueda. Paso siguiente, debe dar clic en el botón buscar, el cual abrirá una nueva ventana en donde tiene tres opciones de filtro, por código, nombre y zona.
- Imprimir:
En esta funcionalidad mostrará los barrios creados asociados por un municipio. en este caso existen dos posibilidades de selección, el primero es dar clic sin escoger el municipio, como resultado de esta acción se mostrarán todos los barrios asociados a los municipios registrados.
La segunda opción es escoger un municipio con la opción de la lupa y dar clic en el botón imprimir, como salida se tendrán los barrios asociados a ese municipio particular.
- Salir:
En esta opción se redirecciona a la interfaz inicial del sistema.
Registro de Empresa
En esta opción se encuentran los datos de la empresa. Para acceder a esta opción seleccione el menú desplegable del módulo Configuración, opción Básicos, seleccionando Registro empresa.
Por otro lado, esta opción cuenta con los siguientes campos:
- Tipo de identificación:
En esta opción seleccione el tipo de identificación de su entidad prestadora de salud, puede elegir entre número de identificación tributaria, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, registro civil, tarjeta de identidad, adulto sin identificación, menor sin identificación, número único de identificación.
- Nombre: Representa el nombre de la entidad prestadora de salud.
- NIT: Se refiere al número de identificación tributaria de la entidad.
- Representante legal: Indica cuál es el nombre del representante de la entidad.
- Departamento: Indica el departamento donde está ubicada la empresa.
- Ciudad: Indica la ciudad donde está ubicada la entidad.
- Dirección: Indica la ubicación del domicilio de la entidad.
- Teléfono: Indica al número telefónico de su entidad.
- Página web: Campo destinado para la dirección url del sitio web de la entidad.
- Email: Refiere al correo electrónico de la entidad.
- Logo de la empresa: Puede subir su logo en esta opción. En la opción de seleccionar archivo, puede subir la imagen de tipo JPG o PNG del logo empresarial.
- Porcentaje de la clínica: Representa en número del 0 al 100, el porcentaje de que la IPS puede recibir por ingreso a terceros. En caso tal de que la entidad de salud no maneje ingresos a tercero el valor debe ser 100.
- Cuenta Cliente Nacional: Se refiere a la cuenta contable de la entidad.
- Segmento de cita: Se refiere al tiempo que será visualizado para la respectiva configuración del horario médico. Entre ellos puede elegir entre 5, 10 , 15, 20 y 30 minutos.
- Número de cliente: Es el identificador para su sistema (campo no editable)
- Fecha de creación: Es la fecha de inicio del sistema con el contrato de la entidad.
En la parte inferior de este ítem, se encuentra la opción de solicitud de licencias adicionales; esta se usa cuando su entidad necesite por un periodo de temporal, licencias adicionales, por ejemplo, en el momento de realizar una brigada de salud. En este proceso se tienen tres campos cantidad (refiriéndose al número de licencias adicionales que quiere adquirir), fecha de inicio (desde qué día desea activar estas licencias), fecha de expiración (indicando el día en el cual estas licencias serán desactivadas).
Para realizar este proceso, se diligencia el formato indicando los campos anteriormente mencionados y se da clic en la opción de agregar.
Por otro lado, en la parte final del formulario se encuentran las opciones de guardar, en el caso de que se quiera actualizar algún dato al final se le da esta opción.
La segunda opción es salir, la cual redireccionará al usuario hasta la interfaz inicial del software.
Plan de Cuentas
Esta opción describe el listado de cuentas contables que van a ser usadas en el sistema. Para acceder a esta opción seleccione el menú desplegable del módulo de configuración, en la opción básicos haga clic sobre la función plan de cuentas.
En esta opción se encuentran las opciones de:
- Nuevo:
Limpia toda la información de los campos código y nombre en el formulario plan de cuentas.
- Guardar:
En esta opción se crea un nuevo registro suministrando el código de la cuenta y en nombre de esta, dando clic sobre el botón guardar.
Tenga en cuenta que debe indicar código y nombre, en caso de faltar alguno de estos campos el sistema le notificará de inmediato.
- Eliminar:
En esta opción se quitará un registro del sistema, para ello seleccione una cuenta que desea eliminar con la opción buscar, después haga clic en eliminar.
- Buscar:
En esta opción puede seleccionar una cuenta previamente creada. Para ello, debe dar clic sobre el botón buscar, se desplegará una nueva ventana emergente en donde puede escoger el filtro de código o nombre que representa cada uno los campos del formulario de plan de cuentas; paso siguiente, digite en el campo de texto la información a consultar para después dar un enter o el botón buscar dentro de la ventana emergente, en este punto verá los resultados de su búsqueda, de clic sobre una de ellas para poder actualizar la información con la opción guardar o si desea quitar el registro, con la opción eliminar .
- Imprimir:
En esta funcionalidad mostrará todo el plan de cuentas con código y nombre que tenga configurado.
- Salir:
En esta opción se redirecciona a la interfaz inicial del sistema.
Administradoras
En esta opción configura las empresas administradoras de salud como lo son las entidades prestadoras de salud (EPS), Caja de compensación familiar (CCF), Administradoras de riesgos laborales (ARL), Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía (AFP), Entidades adaptadas de salud (EAS), Salud especial, y Medicina prepagada. Para acceder a esta opción debe generar el menú desplegable del módulo configuración, dando clic sobre la opción Básicos posterior a la opción administradoras.
En el formulario de esta función encontrará la lista desplegable Tipo, la cual contiene la clase de administradoras mencionadas anteriormente. Además, contiene el campo código, el cual representa la identificación numérica de la entidad, nombre que representa el identificador de texto de la empresa administradora, NIT el cual representa el número de identificación tributaria, dirección, ciudad, la cual representa en lugar de ubicación de esta entidad y teléfono.
Nota: En el caso de los campos nombre y ciudad estos tienen un buscador integrado el cual escribiendo el parámetro requerido muestra en pantalla los registros guardados anteriormente.
Por otro lado, en la parte inferior del formulario se encuentran los botones, nuevo, guardar e imprimir.
- Nuevo:
Limpia la información de todos los campos en el formulario.
- Guardar:
genera un nuevo registro con los datos diligenciados en cada uno de los campos. (en el caso de no tener alguno de los datos estos los puede dejar sin diligenciar o con un número 0).
- Imprimir:
Esta función genera una ventana emergente con todas las entidades administradoras registradas.
Proveedores
En esta opción se deberá configurar las empresas que le suministran a su entidad un servicio o producto, por ejemplo, una empresa que suministre insumos o equipo especializado a su entidad. Para acceder a esta función seleccione en el menú desplegable del módulo de configuración, la opción básicos seguido de la función proveedores.
En esta opción se tienen los campos de Código (representa el identificador numérico del proveedor) Nombre, Dirección, Teléfono, Servicio (en cual es una lista desplegable en donde puede seleccionar con un clic entre salud ocupacional, audiometría, optometría, espirometría, vacunación, laboratorio clínico, visiometria, psicología, complementarios, fisioterapia, medicina general, neumología o fonoaudiología) y Observaciones (campo si tiene algún comentario extra acerca del proveedor).
Por otro lado, en la parte inferior del formulario se encuentran los botones, nuevo, guardar, buscar, imprimir y salir.
- Nuevo:
Limpia la información de todos los campos en el formulario.
- Guardar:
genera un nuevo registro con los datos diligenciados en cada uno de los campos. (en el caso de no tener alguno de los datos, estos los puede dejar sin diligenciar o con un número 0).
- Buscar:
En esta opción podrá elegir entre las diferentes entidades de proveedores que tiene configurado en el sistema, para ello haga clic en el botón buscar, se abrirá una nueva ventana emergente en la cual podrá elegir entre el filtro de código y nombre, digitar la información correspondiente al filtro dar enter o clic en el botón buscar dentro de la ventana emergente, a continuación, le mostrará el resultado generado y en donde usted debe dar clic en el proveedor que desee elegir.
- Imprimir:
Esta función genera una ventana emergente con todas las entidades administradoras registradas.
- Salir:
Esta función lo redireccionará a la interfaz.
